【コスト削減】事務職の人・時間・経費が激減策!

これぞ激減策

総務部、通信販売事業部、自社店舗などの環境を整え効率化を進めることと並行して、

新卒や途中入社の社員採用を積極的に行い、給与体系、就業規則の整備など家業の発展に力を注いできました。

その甲斐あってか、社員さんにどの部署もお任せできるほどになっていました。

海外進出の事業計画もあり、6年前の秋、総務人員増員のため求人募集をすることになりました。

すぐに1人中途採用し、もし他にもいい人材に巡り合えたら、来春4月に1人新卒採用をしようというものでした。

中途採用者はとても優秀な大学を卒業した23歳の女性を、来春新卒予定者はとてもハキハキとお話ができ、

にこやかな優しい印象で会社の窓口にふさわしい短大生を採用する方向で話がまとまりました。

当時、総務事務員は私より年上で入社6年目の女性社員Tさん一人でしたが、

このときから中途採用した23歳の女性Mさんと2人での総務業務が始まりました。

社長や営業マンからは、

「ミスも多いし、バタバタしているような感じでなんだか心配だ。

コミュニケーションもあまりできていないような気がする」

とは聞いていましたが、ほぼ問題なく過ぎていたので、お任せしていました。

たた、私が気にかけていたのは、リーダーになった女性社員Tさんの残業時間です。

20時を過ぎることが多く、月末は22時になることもしばしばでした。

やがて、春を迎え4月入社予定のKさんが入社しました。

3人での総務業務なので、さぞかし余裕ができるだろうと思っていましたが、リーダーTさんの残業時間に変動はありません。

しかも、以前よりもミスが増えはじめます。

「3人になったのに非効率なんてどういうこと?」

社長の不満声をときどき耳にするようになります。

案の定、中途入社のMさんは「辞めたい」と社長に申し出てきました。おまけに、

「新入社員のKさんの顔は眉間にシワがよって、今にも泣きそうな顔になってる」

と社長から報告が入ってきました。

間もなくして、

「なんとかならんのか」

社長の一言

この一言が、再び「私の効率化精神」をフツフツと湧き上がらせることとなるのです。

「よ~~し、再びやってみようじゃないの!」

この宣言をした翌日から、私は今までの経験と学んだことをフルに活用して、

オフィス効率化の1年にどっぷりと身を投じることとなるのです。

3人+私を含めた4人で運営していた総務業務は、

1年後には1人の社員+4時間のパート社員1人で充分こなしきれるようになっていました。

おまけに、月末、月初、特別なイレギュラー業務が起こらない限り、ほぼ残業はなし、

というところにまで効率化を実現していました。

お伝えしておきたいことがあります。

リストラは決して行っていません。

中途入社の優秀な女性社員Mさんは、仕事の理解・作業スピードともに優れていたため、通信販売事業部に抜擢しました。

その頃にはずいぶん総務の効率化が進み、代わりの補填社員を雇うことなく、総務業務が回るようになっていました。

その後も他部署との連携の仕組みを徹底的に分析し、脳で理想を捉えながら、PDCAサイクルを回し続けることで効率化は進みました。

リーダーTさんの残業時間が目に見えて少なくなりはじめた頃、Tさんはご両親の介護をしなければならなくなります。

仕事は続けたいという強いお気持ちがあったため、雇用契約を社員からパート社員に変更することとなりました。

すると、どうでしょう。

正直、この時点では総務業務が回るかどうか半信半疑だったのですが、

「大丈夫。社員1人+パート社員1人で、総務業務を回るようにしてみせる」

と、再び「効率化精神」がフツフツと湧き上がり、魔法のオフィス効率化にますます拍車をかけていくことになりました。